7 SAI LẦM LỚN CỦA DOANH NGHIỆP KHI ÁP DỤNG ISO 9001

7 SAI LẦM LỚN CỦA DOANH NGHIỆP KHI ÁP DỤNG ISO 9001

7 sai lầm lớn của doanh nghiệp khi áp dụng Tiêu chuẩn Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001

1. Chất lượng không phải là về hoạt động kinh doanh


Đến nay, ISO 9001 không đơn thuần là tiêu chuẩn đánh giá chất lượng sản phẩm và hỗ trợ doanh nghiệp về mặt tài liệu nữa. Khách hàng sẽ tuân thủ các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 và sẽ căn cứ vào các yếu tố khác để quyết định cơ quan chứng nhận nào sẽ đánh giá doanh nghiệp họ.

Trước khi tiêu chuẩn ISO 9001:2000 ra đời, tiêu chuẩn ISO 9001 thường tập trung vào các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp nhằm đem lại sản phẩm có chất lượng phù hợp. Ban đầu, ISO 9001 chỉ là tiêu chuẩn đánh giá về sản xuất. Sau mỗi lần cập nhật, đến nay ISO 9001 đã trở thành tiêu chuẩn chung có thể áp dụng trong mọi ngành nghề với mọi quy mô và mang tính định hướng cao.

Kể từ lần cập nhật năm 2000 và gần đây vào năm 2008, đến nay, ISO 9001 liên quan mật thiết tới công việc kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là công tác nắm bắt và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và kiểm tra độ hài lòng của khách hàng với sản phẩm và dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp.


2. Tuân thủ (không cải tiến)


Để việc đánh giá ISO 9001 được tiến hành thành công, doanh nghiệp phải chuẩn bị rất kỹ và đầu tư công sức nhiều hơn so với việc xây dựng kế hoạch và cải thiện hoạt động kinh doanh .

Thông thường, đánh giá chứng nhận sẽ đối chiếu các điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001 với các quá trình chính của doanh nghiệp. Nhưng trước tiên, phải triển khai và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001  và sau đó tiến hành đánh giá theo các danh mục đánh giá (Checklist). Checklist đánh giá rất hữu ích trong 2 hoặc 3 lần đánh giá ban đầu nhưng sau đó lại trở nên kém hiệu quả. Thay vào đó, các đánh giá nhằm cải tiến doanh nghiệp lại trở nên hữu ích hơn trong việc hỗ trợ cải tiến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.


3. Không phải Tổ chức Chứng nhận nào cũng giống nhau


Hãy chắc chắn rằng tổ chức đánh giá cho doanh nghiệp bạn  đã được công nhận bởi Tổ chức Công nhận uy tín (ví dụ UKAS - Tổ chức công nhận của Vương quốc Anh, ANAB - Tổ chức công nhận của Hoa Kỳ) và là thành viên của Diễn đàn Công nhận Quốc tế (IAF). Điều này nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp bạn được đánh giá bởi cơ quan bên ngoài và độc lập với hệ thống của doanh nghiệp bạn.


4. Duy trì Hệ thống quản lý chất lượng quan trọng hơn cải tiến kinh doanh

Đầu tư vào ISO 9001 và các hệ thống quản lý khác chính là đầu tư vào hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. Các hệ thống này chắc chắn sẽ giúp duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.


5. Chứng nhận chỉ là việc “theo đuổi một tờ giấy”. Chúng ta cần văn bản hóa mọi thứ.


Các yêu cầu về tài liệu theo yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng để xác định các hoạt động cụ thể là rất ít. Thay vào đó, Doanh nghiệp phải xác định các tài liệu cần thiết để đảm bảo hoạch định, vận hành và kiểm soát có hiệu lực các quá trình của tổ chức. Mức độ văn bản hóa phụ thuộc vào: quy mô và loại hình hoạt động, sự phức tạp và sự tương tác giữa các quá trình, năng lực nhân sự của doanh nghiệp

Đơn giản hóa việc kiểm soát tài liệu: tất cả tài liệu và biểu mẫu hiện hành đều phải được lưu trữ tại một vị trí nhất định và được ghi tên rõ ràng và dễ kiểm soát.

Tích hợp và liên kết các thông tin với nhau để doanh nghiệp bạn có thể làm việc thông minh hơn


6. Cần có một nhân viên phụ trách hệ thống


Để duy trì và cải tiến hiệu quả hệ thống cần có một người quản lý có kinh nghiệm hoặc giám đốc thâm niên chịu trách nhiệm về hệ thống quản lý có liên quan.

Các hệ thống chất lượng sẽ trở lạc hậu nếu doanh nghiệp chỉ coi trọng việc duy trì hơn là cải tiến.

Nhân viên phụ trách Hệ thống chất lượng không có trách nhiệm và thẩm quyền thay đổi và cải thiện hệ thống để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình.

Sự tự mãn trở thành vấn đề nổi cộm khi hệ thống quản lý chất lượng và các hệ thống khác đã được thiết lập. Điều này có thể nghiêm trọng hơn nếu các nhân viên liên quan đến tài liệu và triển khai hệ thống chuyển sang các dự án khác hoặc rời doanh nghiệp. Thông thường, trách nhiệm đối với Hệ thống quản lý chất lượng được chuyển sang cho nhân viên phụ trách hệ thống - người hiểu rõ việc duy trì hệ thống chứ không cải tiến hệ thống. Cộng thêm các vấn đề khác có thể nảy sinh như thời gian được phân bổ ít, mức quyền hành thấp và không có ngân sách.


7. Sau khi được cấp chứng chỉ, doanh nghiệp không cần phải lo về chứng nhận thêm nữa


Đạt chứng nhận ISO là thành công bước đầu trong việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 của doanh nghiệp, doanh nghiệp không nên chỉ dừng lại ở đó. Nên nhớ, sau khi được chứng nhận tối thiểu sẽ có các cuộc đánh giá giám sát hàng năm để kiểm tra việc duy trì và cải tiến liên tục hệ thống.

Một hệ thống quản lý chất lượng với hệ thống văn bản phù hợp và được công nhận sẽ trở thành công cụ cần thiết giúp các doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình.

Sau khi đạt được chứng nhận, doanh nghiệp nên bắt đầu lên kế hoạch cho giai đoạn phát triển tiếp theo của hệ thống.

i. vận hành hệ thống

ii. điều chỉnh hệ thống theo những yêu cầu thay đổi của Doanh nghiệp.

iii. sử dụng các mục tiêu có thể đo lường để giám sát và cải tiến hệ thống nói riêng và doanh nghiệp nói chung.